O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro orienta as empresas sobre a forma como estas devem conservar e arquivar todos os seus documentos fiscais, de forma a ser possível aceder a toda a informação e documentos, sempre que necessário.
Independentemente da documentação estar em formato físico ou eletrónico, a sua correta organização e conservação implica a criação de um plano de arquivo, onde deve constar um ficheiro com a respetiva lista dos documentos fiscais presentes no arquivo.
- Documentos em formato físico
Todas as empresas com estabelecimento físico em Portugal devem arquivar os seus documentos fiscais, em formato físico, na respetiva morada fiscal empresarial.
Caso o negócio não possua a sua sede ou ações empresariais em território nacional, mas disponham de um estabelecimento estável, todo o arquivo deve assim constar nesse respetivo estabelecimento.
Se porventura, nenhuma das situações anteriores for possível, as empresas que pretendam arquivar os seus documentos em território fora da União Europeia têm automaticamente de fazer o pedido à Autoridade Tributária e Aduaneira.
- Documentos em formato eletrónico
Todas os documentos fiscais e faturas que tenham sido emitidos digitalmente, devem ser conservadas igualmente em formato eletrónico e com possibilidade de se guardar em qualquer Estado membro.
Podem-se digitalizar documentos físicos e armazenados posteriormente em formato eletrónico. Contudo, este processo deve ser feito de forma rigorosa, garantindo a correta digitalização dos documentos, sem qualquer perda ou elegibilidade do documento.
Deve-se, no entanto, criar recorrentemente backups e cópias de segurança de todo o arquivo eletrónico, preferencialmente num local diferente, prevenindo possíveis perdas de informações e documentos.
Quais os prazos legais para a conservação de documentos fiscais?
Os prazos legais para o arquivo e conservação dos documentos fiscais são fixados pela respetiva legislação que regula esses mesmos documentos.
- Documentos Contabilísticos e Correspondência
Segundo o n. º1 do artigo 40º do Código Comercial, estes devem ser conservados por um período de 10 anos.
- Dossier Fiscal
Este consiste numa compilação de documentos, referente a determinado período de tributação e utilizado para controlo e inspeções por parte da Autoridade Tributária.
Segundo o n. º1 do artigo 130º do Código do IRC, estes devem-se arquivar durante 10 anos.
- Documentos de IRC
O n.º1 do artigo 19º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, refere que todos os documentos têm obrigação de serem conservados por um período de 10 anos.
- Documentos de IVA
Segundo o n.º1 do artigo 52º do Código do IVA, todos documentos devem conservar-se durante 10 anos, mesmo quando a comunicação é feita por meios informáticos.
- Documentos de IRS
O n. º2 do artigo 113º do Código de IRS, obriga legalmente que a conservação do documento seja realizada durante 10 anos.
Em suma, atualmente, todos os documentos contabilísticos devem ser arquivados e conservados durante um período de 10 anos. No entanto, recomendamos-lhe que fique atento(a) a possíveis alterações a legislação.
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