Ter um programa de faturação certificado tornou-se obrigatório para empresas de todos os setores em Portugal. A Autoridade Tributária (AT) estabelece normas rigorosas para garantir que a aplicação cumpre com os requisitos legais e evita fraudes fiscais. Este artigo explica detalhadamente o que a AT exige, como funciona a certificação de software e quais são os benefícios para a sua empresa.
O que é um programa de faturação certificado
Um programa de faturação certificado é um software que permite emitir faturas, notas de crédito e outros documentos fiscais de acordo com as normas da AT. A certificação garante que:
- Os documentos fiscais são válidos legalmente;
- Existe controlo sobre alterações ou anulações de faturas;
- Os dados estão protegidos contra fraudes e manipulação;
- A empresa cumpre obrigações fiscais e obrigações de reporte.
Sem um programa certificado, uma empresa arrisca penalizações, coimas e problemas legais. Por isso, escolher um software que cumpre todas as exigências da AT é essencial.
Requisitos da AT para programas de faturação certificados
A Autoridade Tributária detalha os critérios que um software de faturação deve cumprir para obter certificação. Os principais requisitos incluem:
1. Certificação da segurança e integridade dos dados
O software deve garantir que todas as faturas emitidas são invioláveis. Isto significa que não se pode alterar o conteúdo de uma fatura depois de emitida sem que fique registado.
2. Controlo de séries e numeração
Cada documento fiscal deve ter uma numeração sequencial e organizada por série. Isto evita duplicações e garante rastreabilidade. Essas séries devem ser comunicadas à AT antes de serem utilizadas, podendo as aplicações mecanismos de comunicação automática das mesas.
3. Emissão e validação de faturas
O programa deve permitir a emissão de faturas, notas de crédito e débito, garantindo que cumprem os campos obrigatórios exigidos pela AT. Isto inclui:
- Data de emissão;
- Identificação do emitente e do cliente;
- Natureza dos produtos ou serviços;
- IVA aplicável e totais corretos.
4. Exportação para auditorias e inspeções
O software deve gerar ficheiros SAF-T (PT) ou outros formatos exigidos pela AT, facilitando auditorias e inspeções fiscais.
5. Certificação junto da AT
O fabricante do programa solicita a certificação do software através de um processo oficial, assegurando que cumpre todas as regras legais.
Para saber se um determinado programa cumpre os requisitos necessários e está certificado pela Autoridade Tributária basta consultar a lista de programas disponível no Portal das Finanças.
Benefícios de utilizar um programa de faturação certificado
Adotar um programa de faturação certificado oferece vantagens para a gestão empresarial:
- Conformidade legal: reduz riscos de multas e penalizações;
- Organização financeira: registo automático de transações e relatórios detalhados;
- Eficiência operacional: emissão rápida de faturas e integração com contabilidade;
- Segurança de dados: proteção de informação sensível do cliente e da empresa;
- Integração digital: compatibilidade com sistemas ERP e plataformas de gestão de stock.
Como escolher o seu programa de faturação certificado
Para escolher o software ideal, considere os seguintes pontos:
- Funcionalidades essenciais: emissão de faturas, notas de crédito, relatórios fiscais;
- Certificação AT válida: verifique sempre se o software possui certificado atualizado;
- Integração com outros sistemas: contabilidade, ERP ou CRM;
- Suporte técnico e atualizações: essencial para cumprir alterações legais;
- Escalabilidade: o software deve crescer com o seu negócio;
- Custo-benefício: comparar preços com funcionalidades incluídas.
Perguntas frequentes sobre programas de faturação certificados
Qual é a diferença entre software certificado e não certificado?
Um software não certificado pode emitir faturas, mas estas não têm validade legal para a AT. Um software certificado cumpre todos os requisitos legais e assegura integridade e segurança fiscal. Em Portugal, a emissão de faturas obriga a um software certificado.
Todas as empresas precisam de um programa certificado?
Sim, qualquer empresa que emita faturas em território português deve utilizar um software certificado, incluindo microempresas e empresários em nome individual.
O que acontece se a empresa não utilizar um programa certificado?
A empresa arrisca coimas, bloqueio do software e problemas em auditorias fiscais. A conformidade legal protege a empresa e evita complicações. Os clientes poderão ainda recusar a fatura, caso esta não cumpra as normas legais e fiscais.
É possível mudar de software sem perder dados?
Sim, desde que a migração seja feita com cuidado, mantendo históricos de faturas e registos contábeis. Muitos fornecedores oferecem suporte para migração segura.
Garanta que a certificação AT é cumprida
Escolher um programa de faturação certificado não é apenas uma obrigação legal: é um investimento na segurança, organização e eficiência do seu negócio. Com um software certificado, a sua empresa cumpre todos os requisitos da AT, minimiza riscos fiscais e melhora a gestão financeira.
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